Organizzare il meeting aziendale non è mai facile dal punto di vista logistico. Ci sono molti aspetti da considerare e temiamo sempre di dimenticare qualcosa. Certo, possiamo affidarci a un Meeting Planner, che ci aiuterà a decidere e allestire il tutto, ma siamo comunque noi a dover dare delle direttive specifiche.
Oggi, grazie ai consigli di Rock Island Molo di Levante, vorremmo darvi una mano a organizzare il vostro meeting al meglio. C’è una guida abbastanza sicura da seguire e che vi offrirà una panoramica completa dell’evento. Stiamo parlando della regola delle cinque W, nota nel mondo del giornalismo.
Le cinque W saranno fondamentali per organizzare il meeting aziendale e non dimenticare alcun aspetto. Esaminiamo insieme ogni passo e segniamo sulla nostra agenda i punti più importanti.
Come organizzare un meeting aziendale al meglio: consigli e guida
- Who, chi: chi deve presenziare il meeting? Quali dei dipendenti dovranno esserci necessariamente? È sempre bene stilare una lista degli invitati. Vi servirà per comprendere la capienza del luogo che dovrà ospitare l’evento.
- What, cosa: qual è il senso del meeting? Un incontro, una discussione, un’importante aggiunta all’azienda. È davvero essenziale stilare un programma per rispettare i tempi. Ovviamente, dovrete inviare il programma agli invitati, in modo tale che possano prepararsi sull’argomento. Cosa desiderate comunicare con il meeting?
- When, quando: anche la data è essenziale. Potete decidere le date in base agli impegni dei dipendenti aziendali. Di solito, c’è sempre qualcuno che non può presenziare per impegni personali. Dunque, è bene discuterne con largo anticipo per consentire a tutti di partecipare.
- Why, perché: è l’obiettivo del meeting. Strettamente correlato alla domanda “what”, il perché vi aiuterà a stabilire gli obiettivi.
- Where, dove: adesso è arrivato il momento di cominciare a prenotare il luogo in cui si svolgerà l’evento. Si terrà in azienda? Oppure preferite affittare uno spazio più ampio, o magari un ristorante? È importante capire anche la capienza del posto e le risposte degli invitati.
Con la regola delle 5 W, potrete stabilire le parti più insidiose del meeting aziendale. In seguito, dopo avere prenotato il posto, dovrete stilare il menù o il rinfresco e organizzare degli incontri con i direttori aziendali.
Fonte: Rock Island, Meeting aziendali nella città di Rimini
